会議では意見が対立したり食い違ったりすることがしばしばあります。そうした状況になるとなかなか出口が見えず、時間が過ぎていくばかりで結論が出なかったということも少なくありません。こうしたことにならないためには、どうすればいいのでしょうか。

例えば、営業会議でこのようなやり取りがあったとします。
Ａさん：「昨年から注文がない２０社に状況をお伺いする電話を入れてはどうでしょうか？」
Ｂさん：「その２０社はどこも売上が落ちているから電話を入れても注文にはつながらないよ」
Ａさん：「では、１社ずつ訪問してはどうでしょうか？」
Ｂさん：「だから注文がないのは品物が売れないからだよ。訪問しても仕方ないよ」
Ｃさん：「Ｂさんの言うとおり。電話や訪問で注文が取れるなら今までにやっているよ」

これを読んで、どう思われましたか？
ＢさんもＣさんも、Ａさんの電話を入れよう、訪問しようという提案に反対しています。しかし、Ａさんの発言の裏には次のような気持ちがあったとしたらどうでしょうか？
「２０社の売上はコロナ感染が影響しているはず。コロナ収束後に売上が回復してきたら我が社に注文してくれるように、今のうちにできることはやっておくべきだ」
電話や訪問といった手段はともかく、Ａさんの考えていること＝発言の真意には、Ｂさん、Ｃさんも賛同するでしょう。そして、そのために有効な策を一緒に考えたでしょう。しかし、ＢさんもＣさんも、このＡさんの真意を確認しようとせず、電話や訪問に反対するばかりです。

このような会議になった原因は、ＢさんもＣさんも電話や訪問という手段にだけ焦点を当てて考えているからです。人は、こうすればいい、という手段を考えるのがとても好きです。実際、Ａさんも、こういうことをしてはどうか、という手段の話しかしていません。また、ＢさんやＣさんも、その手段がよいか悪いかという反応しか示していません。このように、人はついつい手段に意識を向けてしまうのです。これは人間の思考として自然なことですので、誰かが悪いわけではありません。しかし、手段ではなく発言の意図に意識を向ければより生産性の高い議論ができることでしょう。そのためには、どうすればいいのでしょうか？

そのキーワードは、「何のため」や「なぜ」です。上の例で、Ａさんが電話を入れよう、訪問しよう、と言った時、ＢさんかＣさんのどちらかがＡさんの真意を推測して、「つまり、Ａさんは売上回復後にうちから仕入れてもらえるように今から動こう、ということが言いたいんだね」と言えれば、この会議は建設的なものになったことでしょう。Ａさんの真意が推測できなくても、「Ａさんは、なぜ電話を入れようと思うの？」「その訪問は何のためにするの？」と確認すれば、同じような効果が得られたでしょう。

会議において、発言者の真意をつかむ、というのは、会議を効率的・効果的なものにする上で、非常に大切なことです。この役割は、ぜひ議長や司会者に担っていただきたいものです。他の参加者は議題について考えたり意見を言ったりすることに集中しがちで、他の参加者の真意に思いを巡らすことは難しいです。一方、議長や司会者は、本来会議を効率的・効果的に運営するために、議論をコントロールする立場にあります。従って、発言者の真意を考えやすいので、ぜひ留意いただきたいと思います。

発言者の真意を確認できれば、感情的な議論になることもありませんし、参加者が納得できる結論にたどり着く確率も高まります。ぜひ意識してみてください。