世間ではすっかりオンライン会議（Web会議）が定着してきました。

オンライン会議をやったことがない、という人はだんだん少数派になってきていますね。

私は日本話し方センターが所属しているアタックスグループのメンバーでもあるので、以前から会議は頻繁にあります。

この１ヶ月でそれらの会議はすべてオンライン会議になりました。

過去に、このブログではオンライン会議に関して、主に参加者が話す場合に留意すべきことを幾つか書きました。

今回は会議を主催する側の留意点について述べたいと思います。

それは会議が終了した時に、何を達成したいのか、というゴールを設定する、ということです。



 

リアルの会議でもありがちなのが、会議を主催する側が、会議を開くこと自体を目的にしてしまっていることです。

「来週の会議、どうしようかな・・・まぁ、今後のイベントの開催について皆さんの意見を聞く、ということでいいか！」

会議を開く立場になった場合、このようなことを考えたことはありませんか？

物事を決めたり進めたりするために会議を設定することはどの組織でもありますね。

しかし、会議というのは、あくまでも手段です。

会議そのものを目的にしてはいけません。

では、何のための手段かというと、それは、組織として次のアクションを起こすために必要なことを決めたり共有したりするための手段です。

何事も考えるだけだったり、議論するだけだったりでは何も生まれないし、何も達成できません。

人も組織も行動することで成果や学びが得られます。

しかし、組織的に動こうとするとどうしても関係者の合意が必要になります。

主な関係者が目的や考えなどを共有していないと、行動がバラバラになり、望む成果は得られません。

会議は、その合意をするための手段です。

 

従って、次のアクションにつながるものでなければ会議をする意味がありません。

よく「無駄な会議」という言葉を耳にしますが、私は無駄な会議とは、次の行動につながらない会議だと考えています。

そして、次のアクションにつなげるためには、当然ながらその会議の目的が明確でなくてはなりません。

それも、会議が終わった時に何が決まっている、どういうことが共有出来ている、というレベルで、具体的なゴールイメージを設定する必要があります。

・来週、誰が何をどれくらいするのかを決める
・今考えられるイベント案をできるだけ出す
・次回の全社会議を集まってやるのかオンラインでやるのか決める

 

特にオンライン会議ではこのゴールイメージの設定が重要です。

というのは、オンライン会議はリアルの会議よりも、参加者が簡単に会議に集中しなくなるからです。

オンライン会議では、参加者が「この会議、つまらないな。何のための会議かよくわからんし。」と思うと、いくらでもサボれます。

リアルの会議ではその場にみんないるので、サボり方も限られますが、オンラインではネットサーフィンしていてもわかりません。

参加者の気持ちが離れると発言もなくなりますし、司会者が指名しても「特に意見はありません。」と言っておけば済みます。

従って、オンライン会議では主催者のゴール設定と会議運営の巧拙がとても重要になります。

これらができていないと、会議時間は、簡単に無駄な時間になってしまいます。

この会議をファシリテートするスキルは、一朝一夕に身につくものではありませんので、常に意識しながら磨いていく必要があります。

まずは、会議のゴールを設定することから意識してみてください。