日本話し方センター社長・横田章剛のブログ

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2020年7月23日会議を開催する前に考えることは?

最近、多くの方が在宅勤務をするようになっています。

それにつれて、リアルで皆が集まってやる会議はほぼ姿を消しました。

1人でも在宅者がいるとWeb会議にせざるを得なくなるからです。

そして、私自身は、Web会議でも全く違和感なくできるようになってきました。

はじめはどうも感覚がつかめないところがあったのですが、人の慣れとは恐ろしいものだなぁ、と改めて思っています。

ところで、リアルでもWebでも、私が会議を開催する場合、気をつけていることがあります。

今回はその幾つかについて書きたいと思います。



まずはじめに私が考えることは、この会議のゴールは何か、ということです。

このことは以前に「会議はゴールを設定して行う」という記事で書きました。

この会議が終わった後、どういうことが決まっていればいいのか、具体的に設計します。

例えば、よくこういう会議のテーマを見かけます。

・次の社員研修について
・今年の社員親睦会について
・今年の新卒採用について

この議題で自由に意見を言ってください、というやり方ですが、これでは会議で何を決めるのかわかりません。

・次の社員研修は集合形式にするか、オンライン形式にするか
・今年の社員親睦会を開催するか、しない場合、代わりのイベントを企画するか
・今年の新卒採用を行うか、見合わせるか

このように具体的に会議のテーマを設定すると、ゴールもイメージしやすくなります。

 

次に考えることは、論点を明確にする、ということです。

何かを決める場合、必ず判断基準が必要になります。

それが論点です。

例えば、上の例にある「次の社員研修は集合形式にするか、オンライン形式にするか」というテーマで会議を企画したとします。

この判断を下すのに必要な論点として、次の様なものがあるでしょう。

・研修の目的は何か
・研修の対象は誰か
・目的に沿ったカリキュラム案にはどういうものがあるか
・どれくらいの時間が必要か

こうしたことが明確でないと、研修を集合でやるか、オンラインでやるか、ということは決められないはずです。

しかし、多くの会議では、参加者が集合とオンラインのメリット・デメリットを思いつくままに話します。

散漫な意見のやり取りになりますので、終了時間が来ても結論が出ない、結論が出ても会議に参加しなかった人になぜその結論になったのか説明できない、という事態になります。

説明責任を伴った意思決定をするためには、論点をしっかりと定めることがとても重要です。

 

そして、3つ目は論点ごとに原案を提示することです。

つまり、参加者が「はい」か「いいえ」で判断できるレベルの原案を提示する、ということです。

会議が始まってから、

「研修の目的はどうしましょうか?」

などと意見を求めていたのでは、時間がかかりますし、様々な意見が出て集約することが難しくなる可能性が高いです。

これでは、生産的(=効率的・効果的)な会議とは言えません。

決定すべき事項の論点を事前に洗い出し、それに対する原案を考えておくと、参加者は「賛成」「反対」で判断できるので、意思決定が早くなります。

例えば、上の例であれば、

・研修の目的は、お客様に良い印象を持ってもらうマナーを身につけること、とします。
最近、お客様から御社の担当はマナーがよくない、というお話をよくいただくからです。
・対象は、既存顧客の担当者、とします。
今回の研修は予算の制限があり、10名しか参加できないので、最もマナー改善が必要な上記社員を優先的に対象とします。

など、論拠とともに原案を作成します。

このように原案を提示することで、効率的・効果的=生産的な会議が実現できます。

 

慣れるまでは大変かも知れませんが、この3点を実行してみてください。
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